Voor de instandhouding van uw octrooiaanvrage of octrooi dienen instandhoudingstaxen betaald te worden. Worden deze niet op tijd betaald, dan heeft dat verval van uw aanvrage tot gevolg. Voor de meeste landen is dit een jaarlijks terugkerende plicht. Dat is echter niet standaard. Als octrooiaanvragen wereldwijd zijn ingediend, dan kunnen hierover zeer afwijkende wettelijk bepaalde regels bestaan. Zo zijn er landen waar u pas in het derde jaar na indiening instandhoudingstaxen gaat betalen, voor een ander land geldt die plicht pas nadat de aanvrage gepubliceerd of het octrooi verleend is. Soms moet voor een aantal jaren vooraf of achteraf betaald worden. De betaling van de instandhoudingstaxen is dus zeer verschillend per land en is afhankelijk van de wettelijke bepalingen.

Van de meeste octrooiraden ontvangt u, via ons bureau, een ontvangstbevestiging van deze betaling. Wij controleren deze bevestigingen met uw instructies. Als alle gegevens kloppen en in onze systemen verwerkt zijn, sturen wij u de officiële ontvangstbevestigingen op.

Ons octrooiregistratie systeem is erop gebouwd u op de hoogte te kunnen houden van alle termijnen inclusief de termijnen die aangeven wanneer de instandhoudingstaxen betaald moeten zijn.

De procedure is als volgt:

Ongeveer een half jaar voor het verstrijken van de termijn voor de betaling van de instandhoudingstax, krijgt u van ons een overzicht van alle betreffende aanvragen waarvoor een instandhoudingstax betaald moet worden. Op deze lijst kunt u aangeven welke octrooien u in stand wilt houden of welke u wilt laten vervallen. Vervolgens stuurt u ons de lijst ondertekend terug. Indien nodig sturen wij u nog een herinnering als uw instructies niet binnen een redelijke tijd zijn aangekomen. De octrooien die u in stand wilt houden, worden vervolgens, op uw verzoek, door ons betaald. Als regel hanteren wij dat instandhoudingstaxen niet betaald worden als wij daarvoor niet uw instructies hebben gekregen.

De kosten bestaan uit:

  • een zgn. officiële fee; dat is het bedrag dat betaald moet worden aan de octrooiraad van het desbetreffende land om uw aanvrage in stand te houden;
  • een agenten fee: bedrag dat aan de agent, die de feitelijke betaling verricht, betaald dient te worden. Dit is niet altijd noodzakelijk omdat in sommige landen de instandhoudingstax direct aan de octrooiraden betaald kan worden, zonder tussenkomst van een lokale agent.
  • onze fee voor het administreren van de aanvragen in onze octrooisystemen, versturen van overzichten en betalingsherinneringen naar u, correspondentie voeren met en instrueren van de lokale agenten, of het zelf betalen van de instandhoudingstax aan de officiële octrooiraad, ontvangen van de officiële ontvangstbevestigingen (bewijs van de betaling van de instandhoudingstax betaling), controles in ons systeem en het versturen van de ontvangstbevestiging naar u.

Ook als wij geen octrooiaanvragen voor u hebben ingediend, kunnen wij de instandhoudingstaxen van uw huidige portfolio voor u verzorgen. Als u van deze dienst gebruik zou willen maken, is eerst overleg noodzakelijk aangezien wij uw data (nog) niet in onze systemen hebben.

Neemt u gerust contact met ons op als u de mogelijkheden zou willen bespreken. Hiervoor kunt u gebruik maken van het contactformulier op deze website.